Saisir des temps sur une tâche

Dans cet article, retrouvez les éléments suivants :

• Informations sur la gestion des temps
• Saisir des temps sur une tâche
  • Accéder à la saisie des temps
  • Les différents types de temps 
  • Planifier des temps sur une période (jour, semaine, mois)
  • Saisir des temps en heures ou en jours
  • Représentation visuelle de la saisie des temps
• Exemple de saisie des temps
• Saisir des temps sur plusieurs tâches/membres

Informations sur la gestion des temps

Pour comprendre comment fonctionne la saisie des temps de manière générale et dans Beesbusy en particulier, vous pouvez lire cet article : Comprendre la gestion des temps.

Note 1 : Pour saisir des temps sur une tâche, il faut obligatoirement qu'au moins un membre soit affecté à celle-ci.

Saisir des temps sur une tâche

Accéder à la saisie des temps

Pour saisir des temps sur une tâche, il faut cliquer sur celle-ci afin d'afficher le volet de détail de la tâche. Vous avez ensuite 2 manières de procéder :

• Tâche > Onglet Qui du détail de la tâche : cliquez sur "Temps" à côté du nom de l'utilisateur concerné pour indiquer les temps par membre.
• Tâche > Panneau de détail de la tâche : A droite, cliquez sur l'icône "Temps" pour afficher le volet récapitulatif des temps de la tâche. En bas de ce volet, vous pouvez indiquer les temps pour chaque membre par catégorie de temps. La partie haute du volet est une vue de synthèse des temps sur la tâche.

Les différents types de temps 

Vous pourrez saisir et modifier les informations suivantes :

• Temps initial : temps prévu pour effectuer la tâche
• Temps réalisé : temps passé sur la tâche
• Temps restant : temps restant nécessaire pour terminer la tâche (ou pour que le membre ait fini son travail)

Ces différents indicateurs peuvent être modifiés. Les autres indicateurs sont alors automatiquement ajustés en fonction des modifications effectuées.

• Temps total : temps réalisé additionné au temps restant (dans le cas où ils sont indiqués), sinon total des temps initiaux
• Temps planifié : temps qui a été planifié sur une période (jour, semaine, mois) précise 
• Progression : pourcentage de progression de la tâche calculé en fonction du ratio entre le temps initial, le temps réalisé et le temps restant

Note 2 : Vous pouvez renseigner un temps réalisé sans indiquer nécessairement un temps initial.

Note 3 : Le temps restant et la progression peuvent être calculés et modifiés seulement si le temps réalisé est indiqué.

Planifier des temps sur une période (jour, semaine, mois)

Vous pouvez planifier le temps de chaque membre (en heure ou en jour) par jour, par semaine ou par mois en fonction de votre mode de saisie et de suivi.

Tâche > Onglet Qui du détail de la tâche : cliquez sur "Temps" à côté du nom de l'utilisateur concerné pour indiquer les temps par membre.

Cliquez sur "Planifier une période" puis sélectionnez une période pour planifier les temps (mois, semaine ou jour). Ensuite, sélectionnez une période ou une date dans le calendrier. Vous visualisez la disponibilité (le taux d’occupation) du membre en temps réel grâce au cercle coloré qui se complète proportionnellement en fonction des heures déjà renseignées.

Vous pouvez planifier plusieurs périodes. Le temps planifié impacte la durée de la tâche le cas échéant.

Vous retrouvez le total des temps planifiés dans la ligne de récapitulatif.

Note 4 : Pensez à comparer le temps total et le temps planifié pour vous assurer d’avoir planifié le temps nécessaire à la réalisation de la tâche pour chaque membre.

Saisir des jours ou des heures

Par défaut, si aucune durée n'est renseignée pour une tâche ou si le début et la fin de la tâche n'ont pas d'horaire (voir onglet Quand dans le détail de la tâche), l'unité de saisie des temps est le jour.

Pour pouvoir saisir des heures, il faut soit ajouter une durée de tâche en heures, soit ajouter des horaires aux dates de début et fin de tâche (voir onglet Quand dans le détail de la tâche).

Vous pouvez également voir la durée de la tâche tout en haut du volet de saisie des temps de la tâche.

Pour plus d'informations sur la durée d'une tâche, consultez cet article : Planification d'une tâche.

Représentation visuelle de la saisie des temps

Dans la vue Quoi d'un projet, si des temps sont saisis sur une tâche, un pictogramme  s'affiche.

Lorsque vous saisissez des temps sur une tâche, l'indicateur de progression (onglet Quoi du détail de la tâche) s'ajuste automatiquement au pourcentage de progression de la saisie des temps. 

Dans les vues de planification (vues Quand et Qui d'un projet, vues multi-projets) vous visualisez les temps planifiés sur la tâche avec une zone de couleur plus vive.

En cas de dépassement des temps, des hachures sont ajoutées à l'extérieur de la tâche.

Exemple de saisie des temps

Exemple : tâche qui prend du retard et calcul de la progression

Vous avez estimé 1h de charge de travail (temps initial), mais vous avez finalement passé 2h sur cette tâche et n'avez effectué que la moitié du travail. Vous pouvez indiquer un temps réalisé de 2h. Dans ce cas, la progression indiquera automatiquement 100% mais vous pouvez ajouter 1h de temps restant. La progression se mettra automatiquement à jour et passera alors à 50%

Saisir des temps sur plusieurs tâches ou plusieurs membres

Pour saisir des temps sur plusieurs tâches ou plusieurs membres, rendez-vous dans les affichages des temps. Pour plus d'informations, consultez l'article dédié : Affichage des temps

Note générale : Les fonctionnalités de gestion des temps sont disponibles dans l'abonnement Entreprise.